如何更好地管理进项发票？

发布日期：2020-04-21 07:39:17 浏览次数：

其实，所有的挑战都是变革的机会。纳西姆·尼古拉斯·塔勒布曾在2014年提出了“反脆弱”的概念，他认为一个健康有竞争力的组织应有能力在面对挑战和困境的过程中会变得更加强大。因此，一个健康的财务组织也应该具备“反脆弱”性，即在面对挑战和风险的同时，不仅能够制订出妥善的应对策略，也能借此机会完成财务职能的转型升级。帮助企业内部财务团队达成“反脆弱”性的主要手段之一就是引入更多专业的信息化系统。这些系统应该具备以下特性：

首先是灵活性。近期很多财税政策的变动都需要企业在短期内即制订出应对策略，因此相关系统的上线不应给财务和业务的现有工作带来不便。传统的大型系统上线总会导致企业内部的业务、财务流程再造（BPR），但其周期太长、动作太大，绝大多数企业都无法接受频繁的业务、财务流程调整。除此之外，相关系统应该具备与现有业务、财务系统相结合的能力，这样才能够更充分地发挥出现有系统的价值，在企业内部推进的阻力也会更小。以发票查验为例，考虑到很多企业已在多年前就使用OA系统进行报销流程管理，如果仓促上线新的移动报销产品，业务部门大概率会反对。在这种情况下，相对合理的解决方案应该想办法赋能OA系统，直接将发票查验以及影像识别（OCR）能力集成到OA系统中。这样做一方面不会导致业务部门的反感，另一方面也解决了财务的风险管理问题。

其次是易用性。新引入的进项发票管理系统应充分考虑用户的使用习惯和场景，在控制财务风险的同时，最大化地提升企业进项发票管理的效率。在进项税发票管理方面，不同行业、不同阶段的企业在其管理方式存在很大区别。例如，对于平台型贸易企业来说，其每个月需要处理的增值税专用发票量非常多，为了能够更好地帮助其管理增值税专用发票，相关系统应具备基于影像的增值税专用发票签收能力。通过影像识别技术，系统可以快速生成已签收专票台账，并判断发票联、抵扣联是否齐备，进而再协助财务完成认证抵扣操作。而对于公路运输物流行业企业来说，考虑到ETC卡的日益普及，系统应具备通行费发票的开票能力或者支持从外部导入通行费发票，并能够与企业内部成本管理系统进行对接，从而实现车辆的成本核算、发票签收和认证抵扣等操作。

第三是专业性。正如“定位理论之父”艾·里斯在其新作《21世纪的定位》中所说的，创新的趋势永远是做减法。而在信息技术高速发展的今天，也不可能找到一家系统提供商可以解决所有企业的全部财税信息化需求。因此，这就要求系统提供商足够专注于某个领域，比如进项发票管理、销项发票管理、个税管理等。只有专业和专注，才能保证系统有足够的灵活性和易用性。

第四是稳定性。考虑到财务工作的周期性，相关系统应保证财务人员在高频操作的时间段内保持高可用性和稳定性。但我们目前在财税信息化领域看到了一些创新的解决方案并没有考虑到使用场景对于稳定性的要求。比如，有些电子发票开具解决方案中使用了财务机器人（RPA），但面对高并发的开票需求时，RPA的体验会非常差。

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